ACTUATING, communication
Actuating adalah suatu tindakan
untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran
yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi
actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya
atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki
secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating
adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari
aktivitas tesebut, maka manager mengambil tindakan-tindakannya kearah itu.
Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling(
nasehat).
Actuating disebut juga“ gerakan aksi
“ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan
melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian
agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Dari seluruh rangkaian proses manajemen,
pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi
perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek
abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan
pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini,George R. Terry (1986)
mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk
mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut
oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari
pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan
dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara
optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi
untuk mengerjakan sesuatu jika : a.
Merasa yakin akan mampu mengerjakan, b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut
memberikan manfaat bagidirinya, c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi
atau tugas lain yanglebih penting, atau mendesak, d. Tugas tersebut merupakan
kepercayaan bagi yang bersangkutan, e. Hubungan antar teman dalam organisasi
tersebut harmonis.
Fungsi dari Pelaksanaan (actuating)
adalah sebagai berikut: 1. Mengimplementasikan proses
kepemimpinan,pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenagakerja agar dapat
bekerja secara efektif dan efisien dalampencapaian tujuan, 2. Memberikan tugas
dan penjelasan rutin mengenaipekerjaan, 3. Menjelaskan kebijakan yang
ditetapkan, 4. Proses implementasi program agar dapat dijalankan olehseluruh
pihak dalam organisasi serta proses memotivasiagar semua pihak tersebut dapat
menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran danproduktifitas yang
tinggi.
A.
KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN:
Komunikasi ada di mana-mana, di rumah,
dikampus, di Mesjid, di Kantor dan sebagainya. Komunikasi menyentuh segala
aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian (Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa
tiga perempat (70%) waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi – membaca,
menulis dan mendengar an (We spend an estimated three-fourths of our waking
hours in some form of communications-reading, writing, speaking and listening) Komunikasi
menentukan kualitas hidup kita. Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali
dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa
komunikasi. Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan
kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus
memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers (1969:180) mengatakan “Leadership
is Communication. Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya
seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki
pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan
tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin,
khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya
dari suatu manajemen dalam organisasi. Manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi
dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan
sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para
manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk
melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan
tersebut (Stoner, 1996 : 7)
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi,
karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan
lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu
dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk
mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi; kedua : 2
Untuk
menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan
kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti
pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat
kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan
banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan
efektivitas.
B.
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan
pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya
dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai
tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai
masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat
penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi
adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi
adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu
mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas .
mereka. Informasi harus dikomunikasikan
kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana
itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan
tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi
dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai.
Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan
bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti
pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
1. Sumber mempunyai
gagasan, pemikiran atau kesan yang
2. diterjemahkan
atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol-simbol, kemudian
3. disampaikan atau
dikirimkan sebagai pesan kepada penerima
4. penerima
menangkap symbol-simbol dan
5. diterjemahkan
kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6. mengirimkan berbagai bentuk umpan balik
kepada pengirim.
C.
Model Komunikasi
dalam Organisasi
Model komunikasi yang paling sederhana
adalah adanya pengirim, berita (pesan) dan penerima seperti gambar berikut ini
: Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur
hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh seorang dapat
mengirimkan pesan, tetapi bila tidak ada yang menerima atau yang mendengar,
komunikasi tidak akan terjadi. Model komunikasi yang terperinci, dengan
unsur-unsur penting dalam suatu organisasi yaitu :
Pengirim Pesan Penerima
3
Sumber (source) atau pengirim mengendalikan
berbagai pesan yang dikirim, susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan
digunakan untuk mengirim pesan tersebut. Mengubah pesan ke dalam berbagai
bentuk simbo-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian,
seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, berakan dsb.
Langkah ketiga sumber mengirimkan pesan
melalui berbagai saluran komunikasi silan. Manfaat komunikasi lisan, antar
pribadi adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima,
memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dll)
disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali diproleh.
Sedangkan komunikasi terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo, 4
surat, laporan,
catatan, bulletin, surat kabar dsb. Komunikasi tulisan mempunyai kelebihan
dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang. Langkah
keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya penerima
menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang tidak
diterima oleh seseorang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan
dalam mememilih media yang tepat. Langkah kelima adalah decoding. Hal ini
menyangkut memahami symbol-simbol yang dipergunakan oleh pengirim (sumber). Ini
amat dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan,
praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam komunikasi dua arah antara pimpinan
dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan pimpinan dalam berkomunikasi menjadi
factor penentu berhasil tidaknya orang lain memahami ide, gagasan yang ia
sampaikan. Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan
diterjemahkan, penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang
berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Inilah yang disebut bahwak komunikasi
yang efektif itu akan menimbulkan interaksi yang baik pula dalam melaksanakan
tujuan organisasi. D. Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif 1.
Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan
spesialisasi. Tingkat khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya
berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus
melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama
barulah pesan itu sampai. Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi
setiap tingkatan pada jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke
seluruh bagian yang ada dalam organisasi tersebut. Spesialisasi artinya adalah
prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalah-masalah komunikasi, apalagi
mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan
kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat,
dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan
sebagainya. 5
2. Hambatan-hambatan
Antar Pribadi Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan
berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan
hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau
kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan
ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Persepsi selektif adalah suatu proses
yang menyeluruh dengan mana seorang menseleksi, mengorganisasikan, dan
mengartikan segala pesan yang ia terima. Persepsi seseorang akan dipengaruhi
oleh pengalaman masing-masing. Untuk itu diharapkan seorang manejer memahami
sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan, kebutuhan, motif, tujuan
dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi dalam organisasi
yang ia pimpin menjadi efektif. Status Komunikator artinya hambatan utama
komunikasi adalah kecendrungan untuk menilai terutama kredibilitas sumber.
Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang dalam bidang yang ia komunikasikan
dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa komunikator dapat dipercayai. Keadaan
membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun penerima pesan,
menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi. Pendengaran lemah. Manejer harus
belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.
Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang
terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu
jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak
konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat
komunikasi.
E. Pedoman
komunikasi yang baik
1. Teliti tujuan
sebenarnya dalam setiap berkomunikasi
2. Pertimbangkan
keadaan fisik dan fisikhis orang lain dalam berkomunikasi
3. Konsultasikan dengan berbagai pihak
setiap proses manejemen mulai dari merencanakan sampai evaluasi.
6 4. Perhatikan
tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang disampaikan.
5. Perhatikan
konsistensi dalam berkomunikasi
6. Jadilah pendengar yang baik dalam
berkomunikasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar